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OUTLOOK

Outil d'organisation et de communication, Outlook contribue fortement à notre efficacité individuelle et collective. Pourtant, malgré de nombreuses fonctionnalités très utiles, Outlook reste souvent mal exploité. Comment l’exploiter au quotidien ? Cette formation vise un double-objectif. Elle vous permet d’acquérir la maîtrise fonctionnelle d’Outlook. Elle vous apporte également des solutions pour adapter cet outil à votre activité et mieux vous organiser.

 

  • Adapter Outlook à son activité pour gagner du temps et mieux s’organiser.
  • Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien.
  • Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches.
  • Automatisation des traitements répétitifs.

Microsoft Outlook Initiation

Présentation générale

  • Outils de gestion, d’organisation, de planification
  • En mode autonome
  • En mode collaboratif

La messagerie

  • Envoi du courrier, gestion des réponses, des pièces jointes, organisation des messages, gestionnaire d’absence
  • Prévisualisation des pièces jointes
  • Utilisation des règles et alertes
  • Afficher les conversations (version 2010)
  • Création et insertion de signature automatique
  • Options d’importance, de suivi, boutons de vote

L’organisation des travaux personnels

  • Gestion des contacts/Carnets d’adresses
  • Gestion des notes
  • Gestion des tâches
  • Gestion de son agenda

Le classement du courrier

  • Création et gestion des dossiers de classement
  • Déplacement et copie des messages

Le travail en mode autonome (connecté ou non à un réseau)

  • Gestion des documents
  • Organisation sur un réseau

Microsoft Outlook pour mieux gérer son temps

Objectif :

  • Poser les bases, recueillir les attendus, faire comprendre l’impact des outils sur l’image véhiculée

Gestion du temps et messagerie

  • Recherchez une organisation performante
  • Messageries et « biorythmes »
  • Le « mode retrait »
  • Le regroupement des tâches
  • Les « voleurs de temps »
  • Ne pas devoir « relancer »
  • Objectif : Prendre le recul nécessaire pour gérer ses échanges par messagerie en toute sérénité, intégrer les conseils dans sa pratique quotidienne.

Les Emails vecteurs de l’image du rédacteur, et de l’entreprise : l’e-réputation.

  • Objectif : Poser les bases – recueillir les attendus – faire comprendre l’impact des outils sur l’image véhiculée
  • Méthode : tour de table, retours d’expérience.

Les bonnes pratiques et les trucs et astuces

  • Conseils sur l’outil messagerie dans le quotidien
  • Objectif : Maitrise de l’ensemble des fonctionnalités d’Outlook

Rédiger les mails pour qu’ils soient lus et compris

  • Comprendre comment est perçu «le ton des mails »
  • Bien choisir le ou les destinataires (qui en destinataire principal, qui en copie, qui en réponse, qui en réponse à tous etc…)
  • Bien rédiger l’objet et adapter sa rédaction aux destinataires et à la nature des échanges. organiser le contenu en fonction de l’objectif du mail (qu’est-il attendu en retour, de la part de qui ?

Emettre et gérer des mails en toute sérénité

  • Prendre conscience de la pérennité des informations et de leurs exposition potentielle à la malveillance afin d’intégrer les bonnes règles de gestion des mails et des messageries.

Accéder rapidement au contenu de ses mails

  • Organiser sa messagerie en fonction de son activité : fil de discussion, par fournisseur, par contrat …

Les autres espaces d’échange